Prise en charge facultative des frais de transport personnel

 

L'employeur n'a pas l'obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés.

 

Il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie par un accord d'entreprise ou par une décision unilatérale.

 

 

 

Mais, dans ce cas, l'ensemble des salariés de l'entreprise doit pouvoir en bénéficier.

Cette prise en charge prend alors la forme d'une « prime de transport » couvrant tout ou partie des dépenses de carburant (ou des frais d'alimentation d'un véhicule électrique) des salariés sous certaines conditions et limites.

L'employeur peut aussi faire le choix de verser une indemnité kilométrique calculée selon le barème des « frais professionnels » publié par l'administration fiscale. Le régime social de cet avantage diffère selon que les salariés sont contraints ou non d'utiliser leur véhicule personnel.

La prise en charge n'est pas réservée à l'utilisation d'un véhicule.
Elle peut également couvrir les déplacements effectués à vélo ou des services de mobilité partagée.

 

Prime de transport

Une prise en charge par l’employeur, sous forme de « prime de transport », des frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail est possible sous certaines conditions.

Si l’employeur la met en place, elle doit profiter à l’ensemble des salariés selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail.

Le montant, les modalités ainsi que les critères d’attribution de la prime de transport doivent être prévus par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut, par accord de branche.
En l’absence d’accord, l’employeur peut prévoir le versement de la prime de transport par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique (CSE), s’il existe.

Le salarié peut prétendre à la prime de transport si :

-sa résidence habituelle ou son lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains ;

-l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.

La prise en charge n’est pas prévue si :

-le salarié bénéficie d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique (voiture de fonction ou de service) ;

-le salarié est logé dans des conditions excluant tous frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction) ;

-l’employeur assure gratuitement le transport du salarié.

L’exonération de cotisations est admise dans la limite annuelle de 200 € par salarié pour les frais de carburant et dans la limite de 500 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

Cette prime de transport ne peut pas se cumuler avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Dans ce cas, il convient de réintégrer la prime dans la base de calcul, la déduction forfaitaire n’étant appliquée que par la suite.

En revanche, elle est cumulable avec le versement d’indemnités forfaitaires kilométriques. 

Dans ce cas, le cumul des sommes versées (prime de transport + indemnités kilométriques) peut être exonéré de cotisations dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets résidence habituelle - lieu de travail.

L’employeur doit être en mesure de prouver la réalité des frais en produisant des justificatifs de la situation du salarié (résidence en dehors d’un périmètre de transports urbains ou utilisation indispensable du véhicule personnel en raison des horaires de travail, photocopie du certificat d’immatriculation du véhicule du salarié, distance séparant le domicile du lieu de travail).

Bon à savoir : Aucun justificatif de dépenses de carburant n’est exigé lorsque la prise en charge par l’employeur n’excède pas 200 € pour les frais de carburant, ou 500 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène.

Cette prime de transport est également cumulable avec le forfait mobilités durables dans la limite globale de 500 € par an et par salarié.

En cas de contrôle, lorsqu’il prend en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail sous la forme d’une indemnité forfaitaire kilométrique, l’employeur doit être en mesure de produire des justificatifs relatifs :

-au moyen de transport utilisé par le salarié ;

-à la distance séparant le domicile du lieu de travail ;

-à la puissance fiscale du véhicule ;

-au nombre de trajets effectués chaque mois.

L'indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l'administration fiscale.

Versement d’indemnités kilométrique lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-travail

Si le salarié utilise son véhicule pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail, faute de pouvoir prendre les transports en commun, les frais occasionnés peuvent être remboursés comme frais professionnels.

La prise en charge ne sera pas soumise à cotisations si le salarié est contraint d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause de difficultés d’horaires, soit à cause de l’inexistence des transports en commun.

Elle ne peut en conséquence être admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles.

L’employeur doit apporter des justificatifs relatifs :

-au moyen de transport utilisé par le salarié ;

-à la distance séparant le domicile du lieu de travail ;

-à la puissance fiscale du véhicule ;

-au nombre de trajets effectués chaque mois.

Le salarié doit en outre attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème fiscal. Au-delà du barème, l’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet. A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des charges sociales.

 

Forfait mobilités durables

Afin de promouvoir des moyens de transport plus écologiques, le forfait mobilités durables offre aux employeurs la possibilité d’attribuer une indemnité exonérée de cotisations aux salariés privilégiant les modes de transport dits « à mobilité douce » pour effectuer leurs trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

Le forfait mobilités durables se substitue aux indemnités kilométriques vélo et aux indemnités forfaitaires de covoiturage.

Les conditions et les modalités d’application du forfait mobilités durables diffèrent selon les secteurs visés.

 

Source: URSSAF