NOUVELLE RÉGLEMENTATION LOGICIELS OU SYSTÈMES DE CAISSE
Commerçants vous êtes concernés !
A compter du 1er janvier 2018, la loi de finances pour 2016 a instauré l’obligation pour les commerçants et autres assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients, personnes physiques, au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse (accessible ou non en ligne) d’utiliser un équipement conforme, répondant à certaines obligations. Cette réglementation ne vous concerne pas si les opérations réalisées sont exonérées de TVA ou si vous relevez du régime fiscal de la franchise en base de TVA.
Cette nouvelle disposition vise à mieux lutter contre la fraude à la TVA (en rendant impossible la soustraction des paiements en espèces des recettes de la comptabilité)
Quels sont les types de caisse visés par la loi ?
Sont concernés tous les matériels, informatisés ou non, permettant l’enregistrement des opérations d’encaissement, notamment : Les caisses autonomes (enregistreuses), les systèmes de caisse reliés à un système automatisé (générant ou non directement les écritures comptables), les logiciels d'encaissement installés sur un ou des ordinateurs en réseau ou non, les instruments de pesage et de mesure qui ont une fonction de mémorisation des opérations d’encaissement.
Quelles obligations s’imposent aux logiciels ou systèmes de caisse à partir du 1er janvier 2018 ?
Un logiciel ou système de caisse doit permettre à l’administration fiscale de contrôler les données qui y sont enregistrées. Ces données doivent être inaltérables, sécurisées, conservées et archivées.
Le logiciel de caisse doit permettre l’accès aux données d’origine enregistrées ainsi qu’aux détails datés des opérations (année, mois, jour, heure, minute) et aux éventuelles corrections apportées. Il doit prévoir une clôture périodique des enregistrements (journalière, mensuelle, annuelle ou par exercice), la conservation des données de règlement durant 6 ans minimum, l’archivage des données enregistrées selon une périodicité choisie (au maximum annuelle ou par exercice). Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l’administration y compris lorsque l’entreprise a changé de logiciel ou de système. Une traçabilité de la remontée des données doit être possible quand la conservation des données est réalisée au niveau du système centralisateur (plusieurs points de vente avec système de caisse centralisé).
Comment justifier de la conformité du matériel auprès de l’administration ?
Lors d’un contrôle de l’administration fiscale, le commerçant doit présenter pour chaque équipement, l’un ou l‘autre des documents suivants fournis par l’éditeur du logiciel ou du système de caisse (en faire la demande à l’éditeur pour les matériels acquis avant l’entrée en vigueur de cette réglementation) : l’attestation individuelle délivrée lors de l’achat, conforme au modèle fixé par l’administration, un certificat si le logiciel ou système a été certifié par un organisme accrédité
A savoir
Concernant l’attestation : Cette attestation comporte deux volets, l’un à remplir par l’éditeur du logiciel ou système de caisse, l’autre par l’entreprise qui l’acquiert.
Elle est individuelle et nominative : une simple mention dans les conditions générales ou particulières de vente du logiciel ou du système ne vaut pas attestation. Elle est délivrée sur un support physique ou dématérialisé (téléchargement en ligne). Une nouvelle attestation est nécessaire à chaque nouvelle version majeure du logiciel ou système de caisse.
Concernant le certificat : Deux organismes sont accrédités par le CFRAC (instance nationale d’accréditation) pour vérifier la conformité des systèmes de caisse : l’AFNOR certification (INFOCERT) pour le référentiel « NF 525 », le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE) pour le « référentiel de certification des systèmes de caisse »
FAQ
Je dispose d’un logiciel ou système de caisse, comment savoir s’il est conforme ?
Contactez l’éditeur ou le fournisseur du logiciel et demandez-lui une attestation
Je dispose déjà d’un logiciel ou système de caisse mais celui-ci n’est pas conforme. Que dois-je faire ?
Dans certains cas une mise à jour sera suffisante. Celle-ci peut se faire dans le cadre d’un contrat de maintenance souscrit lors de l’achat. Une attestation devra être fournie par l’éditeur. Si une mise à jour est impossible, il faut alors remplacer le logiciel par un autre, qui devra être conforme et certifié.
Je suis micro-entrepreneur, suis-je concerné ?
Si vous relevez du régime fiscal de la franchise en base de TVA, vous n’êtes pas concerné par l’obligation de détenir un logiciel ou système de caisse certifié.
Quelles sont les sanctions en cas de non présentation d’un certificat ou attestation ?
A partir du 1er janvier 2018, en cas de contrôle de l’administration fiscale, la non-présentation d’un certificat ou attestation conforme entraînera une amende de 7 500€ par logiciel ou système non-conforme. Au moment de l’écriture du procès-verbal vous disposerez d’un délai de 30 jours pour formuler vos observations, présenter un certificat ou une attestation.
Si vous apportez les justificatifs demandés dans le délai imparti, l’amende ne sera pas appliquée, dans le cas contraire vous devrez régler l’amende et vous mettre en conformité dans un délai de 60 jours.
Source: CCI Info N°155 - Novembre 2017
